Privacyverklaring

Privacyverklaring Woningstichting de Zaligheden

Datum: 09 mei 2018, versie 1.0

1. Inleiding
Woningstichting de Zaligheden (WSZ) verhuurt, verkoopt en beheert woningen in de gemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel en Reusel - De Mierden. Indien een klant een woning wil huren of kopen, hebben wij persoonsgegevens van hem/haar nodig. WSZ verwerkt de persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat klanten vertrouwen hebben in onze organisatie. Daarom doen we er alles aan om hun privacy te beschermen. De regels voor het beschermen van  privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) toezicht houdt op de naleving van de wet. WSZ handelt binnen de kaders van de wet.

1.1. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn namen, adressen, telefoonnummers en rekeningnummers. Soms aggregeren of anonimiseren we persoonsgegevens zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot personen.

1.2. Zijn klanten verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?
Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van klanten te bewaren of te verstrekken. In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens te gebruiken om een dienst of product aan te kunnen bieden. In dat geval is het gebruik van gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst of de precontractuele fase. De precontractuele fase is bijvoorbeeld het inschrijven van personen als woningzoekenden.

1.3. Gegevens verzameld bij anderen?
Ter preventie en bestrijding van overlast, woonfraude en illegale activiteiten zoals bijvoorbeeld hennepteelt ontvangen wij soms ook informatie van maatschappelijke instanties, zoals de politie.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Persoonsgegevens kunnen worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van onze klanten:

2.1. NAW en contactgegevens
Dit zijn voornamen, voorletters, achternaam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Wij gebruiken de NAW-gegevens ook van medehuurder(s) en/of medebewoner(s). Deze gegevens gebruiken wij voor:
-        het toewijzen van onroerende zaken;
-        de uitvoering van de huurovereenkomst;
-        het onderhoud en de reparatie van de te verhuren en te huren onroerende zaken;
-        het kopen of verkopen van onroerende zaken;
-        het afhandelen van geschillen en klachten;
-        klantenservice;
-        communicatie met huurders en kopers;
-        onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening van WSZ.

Het verwerken van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren of aangaan van een overeenkomst of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het onderzoeken van de kwaliteit van onze dienstverlening, namelijk het verkrijgen van kennis die nodig is om onze dienstverlening te verbeteren.

2.2. Inkomensgegevens
Voor het passend toewijzen van een woning vraagt WSZ om inkomensgegevens. Het passend toewijzen is een wettelijke verplichting waaraan wij moeten voldoen.

2.3. Gegevens met betrekking tot de huurbetaling
Dit betreft een bankrekeningnummer, dat wij gebruiken om betalingen te incasseren en uit te betalen. Daarnaast zet WSZ zich in om huurachterstanden te beperken. Hiervoor kunnen gegevens met betrekking tot de situatie van klanten worden verwerkt. De huurbetaling behoort tot de huurovereenkomst.

2.4. Bijzondere persoonsgegevens
Het kan nodig zijn dat wij ook bijzondere persoonsgegevens en/of gegevens van gevoelige aard van klanten van ons verwerken:
-        medische gegevens, specifiek: ten behoeve van (medische) aanpassingen van een woning;
-        gegevens over overlast en/of agressie, inclusief bewijsstukken (foto’s, film, geluidsopname, correspondentie met andere instanties dan WSZ);
-        gegevens over woonfraude en/of onrechtmatig gebruik van een woning;
-        gegevens over crimineel en/of hinderlijk gedrag.
WSZ verwerkt deze gegevens uitsluitend indien dat noodzakelijk is voor het uitvoeren en/of handhaven van de huurovereenkomst. Daarnaast kan WSZ deze gegevens verwerken als dat gerechtvaardigd en noodzakelijk is om de belangen van de organisatie te behartigen en/of de veiligheid van medewerkers, bewoners en/of ingeschakelde derden te waarborgen. Het gerechtvaardigd belang van WSZ om deze gegevens te verwerken, is het zorgen voor een kwalitatief goede leefomgeving, bestrijden van overlast, woonfraude en illegale activiteiten zoals bijvoorbeeld hennepteelt. De verwerking van deze gegevens vindt plaats binnen de wettelijke kaders en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is.

3. Cookieverklaring
Woningstichting de Zaligheden gebruikt cookies van Google Analytics voor websitemetingen. Hiermee wordt alleen gezien welke pagina’s worden bezocht, er worden geen statistieken of gegevens opgeslagen over de bezoeker.

4. Delen we de gegevens met andere partijen?
WSZ deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld aannemers die reparaties aan ons onroerend goed uitvoeren. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer of e-mailadres voor het maken van een afspraak.

Ook werkt WSZ samen met bijvoorbeeld zorginstellingen of de politie. Dit in het kader van bijvoorbeeld het bestrijden van overlast, woonfraude, de aanwezigheid van hennepkwekerijen of het bestrijden van huurachterstanden.

Daarnaast maakt WSZ gebruik van een aantal softwareprogramma’s waarbij leveranciers toegang hebben tot persoonsgegevens. De leveranciers zijn onze verwerkers. Dat betekent dat wij een verwerkersovereenkomst met hen hebben afgesloten. Daarin staan hun verantwoordelijkheden bij de verwerking van persoonsgegevens.

Wij willen onze dienstverlening blijven verbeteren. Daarom maken wij gebruik van een klanttevredenheidsonderzoek. Hiervoor worden namen, adressen en telefoonnummers of e-mailadressen van klanten gedeeld met het onderzoeksbureau dat onze klanttevredenheid meet.

WSZ zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat organisatorisch en technische maatregelen zijn genomen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

5. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?
WSZ gebruikt persoonsgegevens alleen binnen de EU. Aangezien de AVG van toepassing is binnen de EU, zijn persoonsgegevens in beginsel altijd passend beschermd.

6. Hoe beveiligen we uw gegevens?
Alle personen die werkzaam zijn bij WSZ of ten dienste van WSZ werkzaamheden uitvoeren en daar persoonsgegevens voor moeten gebruiken zijn verplicht tot geheimhouding. Behalve als hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Zij hebben alleen toegang tot informatie voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie, overige informatie wordt niet aan hen verstrekt. Wij treffen daarnaast technische en organisatorische maatregelen voor het beveiligen van gegevens zodat ze niet verloren kunnen gaan en ze niet zonder reden verwerkt worden. Wij zorgen ervoor dat organisaties met wie wij persoonsgegevens delen dezelfde maatstaven aanhouden. Gaat er ondanks onze beveiliging iets mis en heeft dat nadelen voor klanten, dan informeren wij hen daarover zo snel mogelijk.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Wanneer de termijnen verstreken zijn vernietigen wij de gegevens.

Wij slaan geen BSN of kopieën van identiteitsbewijzen meer op binnen WSZ. Deze gegevens zijn in het verleden wel door ons verwerkt. Deze gegevens worden door het hanteren van de bewaartermijn middels natuurlijk verloop uit onze bestanden verwijderd.

8. Welke rechten hebben klanten op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
WSZ vindt het belangrijk dat klanten hun rechten op basis van de wet goed kunnen uitoefenen. Klanten hebben de volgende rechten:
-        het recht op inzage: het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van een klant verwerken;
-        het recht op dataportabiliteit: op verzoek van een klant moeten wij alle persoonsgegevens die wij van hem/haar hebben overdragen naar de klant of een andere organisatie naar de keuze van de klant. Klanten kunnen alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of een overeenkomst;
-        het recht op vergetelheid: indien wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft een klant het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor bijvoorbeeld de inkomenstoetsing bij woningtoewijzing;
-        het recht op rectificatie en aanvulling: indien persoonsgegevens die wij van een klant verwerken niet juist of niet volledig zijn, heeft een klant het recht om deze aan te laten passen;
-        het recht op beperking van de verwerking: gedurende de periode dat we bezig zijn om:

  • te bepalen of de gegevens van de klant gerectificeerd moeten worden;
  • te bepalen of de gegevensverwerking onrechtmatig is;
  • te bepalen of de gegevens verwijderd moeten worden;
  • of indien de klant bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking,

heeft de klant het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
-        het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken. Er zal dan een belangenafweging plaatsvinden;
-        het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Dat betekent dat wij altijd een menselijke blik op een besluit moeten werpen.

Wilt u een van deze rechten uitoefenen? Dan kunt u dit aangeven per e-mail (info@wsz.nl) of per brief (Dijk 16, 5521 AX in Eersel). In dit verzoek moet duidelijk beschreven staan welk recht de klant wil uitoefenen. Wij vragen de klant om zich te identificeren in dit verzoek, door een kopie van het ID-bewijs mee te sturen, waarbij de pasfoto en het BSN-nummer onleesbaar zijn gemaakt of gebruik is gemaakt van een ID-cover. Let op: uw BSN staat op meerdere plaatsen op het ID-bewijs. Indien een klant onder curatele is gesteld, moet het verzoek worden ingediend door de curator. Na ontvangst van het verzoek zullen wij binnen 4 weken aan de klant laten weten of wij aan het verzoek kunnen voldoen.

9. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit
WSZ vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, het kan voorkomen dat een klant niet tevreden is. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

10. Hoe kan een klant contact met ons opnemen?
Mocht een klant vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kan contact worden opgenomen via info@wsz.nl, door een brief te sturen naar Dijk 16, 5521 AX in Eersel óf door te bellen naar telefoonnummer 0497 – 517 835.

11. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
WSZ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Eventuele wijzigingen blijven binnen de grenzen van de betreffende wetgeving. Alle wijzigingen worden op de website www.wsz.nl gepubliceerd.